Achter de schermen: team Events

Achter de schermen

Team Events

Wat hebben de vernissage van een tentoonstelling, een stomend optreden op M-IDZOMER en een tweedaags congres in de eventzalen met elkaar gemeen? Ze worden allemaal georganiseerd door het team Events.

Dat bestaat uit drie enthousiaste mensen. Eventcoördinator Fien Degrande neemt partnerships en de organisatie van externe evenementen voor haar rekening. Haar collega-eventcoördinator Sien Hamelryck verzorgt events van het museum zelf, zoals vernissages, studiedagen en laatavondopeningen. En technisch & logistiek medewerker Symen Dodemont is de technische wizard.

Sien: "Events organiseren is belangrijk voor M. Als bron van inkomsten, maar ook omdat het onze bekendheid en uitstraling versterkt. Veel bedrijven en organisaties kiezen voor M omdat het een mooie, goedgelegen eventlocatie is."

Fien: "En ook omdat we onze museumfunctie betrekken in ons aanbod. Een organisatie die bij ons een evenement op touw zet, kan tijdens de openingsuren van het museum ook de zalen in duiken. Een mooie extra."

"Bij de Bouts-tentoonstelling hebben we dit voorjaar een nieuwe formule uitgeprobeerd. Die expo was een enorm succes: vooral voor de nocturnes hadden we veel meer aanvragen dan er plaats was. We zijn gaan nadenken over alternatieven, en zo kwamen we op een rondleiding met achteraf een stijlvolle afternoon tea, verzorgd door Barbóék in M. Dat sloeg aan. Nu maakt die formule deel uit van ons permanent aanbod."

Team Events van museum M Leuven — © Aurélie Geurts voor M Leuven

Teambuilding

“Bedrijven en organisaties kunnen ook bij ons terecht voor teambuildings. Er zijn twee formules. TeaMspel gaat al het langste mee. Na een kopje koffie trek je met je collega’s 2,5 uur het museum in. Daar krijg je creatieve opdrachten die je samen moet aanpakken, begeleid door een gids van M. Het doel is de groepsgeest bevorderen, maar ook: anders leren kijken naar kunst. Achteraf kunnen de deelnemers in een ruimte van het museumgebouw lunchen of een nabespreking houden. Wij van het team Events spreken geïnteresseerde bedrijven aan, regelen de concrete afspraken, verwelkomen de groep bij het binnenkomen en zorgen dat ze tevreden naar huis gaan."

"Twee jaar geleden is M gestart met een tweede teambuildingformule: de Kunstroof. Dat is een soort escapegame. Een andere insteek dan TeaMspel dus, maar het doel blijft hetzelfde: anders gaan kijken naar elkaar én naar kunst."

"Maar bedrijven en organisaties kunnen ook een ruimte boeken voor een vergadering of een brainstorm. We hebben 5 multifunctionele ruimtes, én het dakterras. Je dient eerst een aanvraag in, dan organiseren we een locatiebezoek en kijken we samen wat er nodig is. Dat is voor elke organisatie anders. Daardoor komen heel uiteenlopende bedrijven en organisaties naar M voor hun evenement."

Even gaan liggen

Sien: "Ik organiseer de interne activiteiten: openingen, studiedagen, lezingen, de jaarlijkse Vriendendag voor M-cenassen en M-bassadeurs… We proberen elke keer weer een verrassend en gevarieerd programma samen te stellen, dat rekening houdt met het doelpubliek en het budget. Da’s telkens een toffe uitdaging."

"We hebben net ook de Zomer van M achter de rug. De zomermaanden zijn voor ons veel drukker dan voor de meeste collega’s. Het zijn lange dagen. Maar we halen er ook veel energie uit."

Symen: "Veel mensen kennen de Zomer van M van het M-IDZOMER-festival in onze binnentuin. Daarvoor werken we vooral samen met het productieteam van Het Depot. Samen stellen we de opbouwplanning op en bekijken we de logistieke en technische vraagstukken. Donderdagavond starten de optredens: dan ben ik als eerste ter plaatse en ga ik als laatste weer weg. Van zondagnacht tot woensdag breken we alles af. En daarna gaan we even liggen (lacht)."

De aard van het beestje

Hoe belandt een eventcoördinator eigenlijk bij een museum?

Sien: "Ik studeerde marketing, maar ik was dat beu. Er was één vak dat ik wél leuk vond: projectmanagement. Ik ben dan overgestapt op de richting eventmanagement. Daar ben ik in 2015 afgestudeerd. Toevallig kende ik iemand bij M. Ik heb haar gevraagd of ze geen collega zocht. Antwoord: kom maar af voor een gesprek."

Fien: "Ik heb communicatie gestudeerd, met specialisatie eventmanagement, en daarna nog een master. Sinds 3 jaar werk ik voor M."

Symen: "Ik heb entertainmentbusiness gestudeerd – destijds een gloednieuwe richting. Ik wilde graag in de culturele sector terechtkomen. Ik kon een stage volgen bij M, en ik ben niet meer weggegaan."

Sien: "Hij was mijn allereerste stagiair. Ik was tevreden, dus hij mocht blijven (lacht)."

Symen: "Ik werk hier graag. Het is een afwisselende job, op een unieke werkplek. Je komt met veel mensen in contact, je hebt enthousiaste collega’s…"

Sien: "We zijn ook heel goed op elkaar afgestemd. De eerste afterwork van vorige zomer – iedereen kan hier dan met collega’s, buren of vrienden iets komen drinken in de ZoMerbar - trok veel meer volk dan verwacht. Heel tof, maar de bar kon niet volgen. We hebben een groot deel van de avond staan afwassen en afruimen. Dat hoort er ook bij, en dat vinden we ook niet erg. Flexibel zijn en snel kunnen schakelen is een beetje hoe we in elkaar zitten."

Fien: "Zelfs bij interne evenementen blijven wij aan het werk. Achter de schermen zijn we tot vlak voor het begin bezig met ditjes en datjes, en tijdens het evenement houden we alles in de gaten. Dat is de aard van het beestje. Als we alles hebben afgesloten en we vinden dan nog een paar enthousiaste collega’s om samen een laatste pintje te gaan drinken in de Commerce: dan is onze avond geslaagd."