Het geheugen van het museum

Achter de schermen: de collectiecatalogus

Het geheugen van het museum

Collectieregistrators Marnix Steenackers en Inge Cloetens bouwen al sinds 2024 aan de online collectiecatalogus van M. Geen toegangsticket nodig: hier kan iedereen vrij grasduinen, van academische onderzoeker tot nieuwsgierige doomscroller.

De catalogus is een levend instrument dat blijft groeien

Inge Cloetens

Collectieregistrator

Hoe gaat het in zijn werk?

De volledige collectie van M bestaat uit meer dan 58.000 collectiestukken. Om ze allemaal tentoon te stellen, hebben we niet genoeg vierkante meters. Wat we wel hebben: de online collectiecatalogus, beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. Op het moment van schrijven staat de teller op 1.611 gedocumenteerde collectiestukken, maar de ambitie is om ooit de volledige collectie te ontsluiten. Elk werk krijgt een objectnummer en een standplaats, wordt opgemeten en uitvoerig beschreven. Denk aan materiaal, techniek, toestand, vervaardiger(s), datering, titel, herkomst, tentoonstellingen, documentatie. Dat gebeurt vaak samen met domeinexperts uit andere teams. Daarna volgt beeldvorming in hoge resolutie, wat een eigen laag metadata krijgt zoals auteursrechten, rechtenstatus, en onderschrift.

Online collectiecatalogus van M Leuven — Foto: Kimberley Dhollander (Evenbeeld) voor M Leuven

Waarom al die moeite, eigenlijk?

Registratie redt informatie van de vergetelheid: dat is de meest voor de hand liggende reden. Maar het geeft de bezoeker in de zaal ook een extra dimensie: wie een andere taal spreekt, of beperkt ziet of hoort, kan zo via een smartphone de collectie alsnog beleven.

Marnix: “Buiten de museummuren zijn collectiestukken voornamelijk digitaal toegankelijk. Een digitale reproductie vervangt het fysieke collectiestuk niet, maar de collectiecatalogus kan informatie ontsluiten die niet altijd toegankelijk is voor de museumbezoeker op zaal, zoals herkomst en voormalige tentoonstellingen.”

Verder is de collectiecatalogus ook een academisch werkinstrument, met onveranderlijke identificatienummers (persistent identifiers) en IIIF-afbeeldingen in hoge resolutie. Daarbovenop is de catalogus gekoppeld aan WorldCat, de wereldwijde catalogus van bibliotheken. Zo staat een stuk uit het depot van M plots in verbinding met collecties over de hele wereld.

Wat wordt er onderschat aan het registreren?

“Het beperkt zich niet tot bestaande informatie overnemen”, zegt Marnix. “Wie dat veronderstelt, onderschat het belang van taal en beschrijvingen, en hun invloeden op de collecties en studie hiervan.” Zo moet de titel van elk collectiestuk in drie talen kloppen, op een manier waarop het werk vindbaar blijft. Benoem je een prent dan naar wat afgebeeld wordt, of naar wat het is: een kopergravure, panorama, advertentie? Of een combinatie hiervan?

“En dan de vraagstukken rond intellectueel eigendom”, gaat Marnix verder. “Wie heeft de rechten op een werk, of op de beelden ervan? Dat uitzoeken, vergt onderzoek.”

Het werk dat nooit af is

Er komen altijd aanwinsten bij en in het depot is er ook wel altijd iets dat wacht om online te komen. Toch voelt het niet aan als sisyfusarbeid, want elke dag ziet er anders uit.

Inge: “De catalogus is een levend instrument dat blijft groeien. Het verandert constant, met nieuwe input of nieuwe technologieën. Zo hopen we in de toekomst ook AI in te zetten om het proces om iets online te zetten te optimaliseren of om data te verrijken. We zien de catalogus als een mogelijkheid tot dialoog.”

Geen holle uitspraak, trouwens. Er kwam al reactie uit het brede publiek en academici, die de catalogus aanmoedigden, aanvulden of verbeterden.

Iedereen heeft hun favorietjes

Marnix hoopt snel de registratie van de kleding- en textielcollectie verder te zetten. Maar wanneer gevraagd naar zijn favoriete ontdekking tijdens het registreren, antwoordt hij toch: “Een reeks fotografische postkaarten uit het prentenkabinet van M. Deze reeks prenten toont de verwoesting van Leuven in 1914, zowel journalistiek als artistiek vastgelegd door internationale fotografen. Het toont aan hoe divers M's Prentenkabinet is en de globale context waarin het zich bevindt.”

Inge: “Onlangs kwam ik een onopvallend glas tegen in het depot. Het leek weinig bijzonders, tot ik kleine gaatjes langs de randen zag. Het bleek uiteindelijk een fopglas te zijn, gebruikt voor drankspelletjes. Dronk je van de verkeerde kant, die met de gaatjes, morste je alle drank op jezelf. Nu, in retrospect lijkt dat misschien wat onnozel. Maar het is gewoon zo’n fantastische inkijk in de levens van vroeger.”

En zonder de catalogus, zou dit fopglas nog lang onontdekt gebleven zijn in het depot. Nu heeft hij nog eens iemand doen glimlachen.

Prentenkabinet M Leuven — Foto: Kimberley Dhollander (Evenbeeld) voor M Leuven

Fopglas, Onbekend, 19e eeuw, Collectie M Leuven — Foto: Kimberley Dhollander (Evenbeeld) voor M Leuven

De gezichten achter de collectiecatalogus

Dat registreren, doen Marnix en Inge lang niet alleen. Ze worden bijgestaan door vrijwilligers, jobstudenten en stagiairs. Verder doen ze ook een beroep op professionele fotografen om afbeeldingen te maken van de collectie en overleggen ze constant met de collega’s uit team Collecties.

De catalogus is dus een naslagwerk met een hartslag. Hij is gestoeld op onderzoek en dialoog en voedt op zijn beurt weer nieuwe gesprekken over kunst en materiële cultuur. Wat Marnix en Inge doen, lijkt misschien onzichtbaar werk. Tot iemand aan de andere kant van het scherm precies vindt waar die naar zocht.